ワーキングギーク：13人のテック幹部の会議運営方法
会議は悪い評判を受けています。時間と労力がかかり、議題から逸れやすいからです。
しかし、少なくとも時々はチームメンバーが集まらなければ、ビジネスを運営するのは難しいものです。2017年の会議を改善したいなら、シアトル地域のテック企業幹部からのアドバイスを参考にしてみてください。
ワーキングギークの定期特集の一環として、太平洋岸北西部のリーダー13名に、会議の進め方について伺いました。より効率的で効果的なコラボレーションを実現するためのヒントや戦略については、引き続きお読みください。各エグゼクティブのワーキングギークプロフィールをご覧になるには、名前をクリックしてください。
Tableau CMO、エリッサ・フィンク氏： 「まずは笑いを交えたり、私たちは皆、何かを成し遂げるために共に働いている人間であることを改めて伝えたりしましょう。そして、すぐに本題に入りましょう。最後に、今後のアクションと担当者をまとめ、確認しましょう。」
Tune CEO、ピーター・ハミルトン氏： 「私が心がけていることは、会議で良い質問をすることです。私の仕事は、チームが問題を深く考え、自分の問題として捉えられるように支援することです。良い質問は、そのきっかけを作ることができます。以前ほど会議を「運営」することはないようにしています。もし行うとしても、戦略的な内容にすべきです。私には素晴らしいゼネラルマネージャーが2人おり、組織全体に多くのリーダーがいて、彼らと協力し、アクションアイテムを策定し、状況を改善し、成果を測定できると信頼しています。会議を運営する際には、会議で何を達成する予定なのかを尋ね、その目標に向かって前進し、会議を早く終わらせるためにできる限りのことをします。また、私に会っていただければ、Googleカレンダー機能を使って会議を簡潔にし、30分の会議を25分にすることで、間に時間を設けていることにも気づいていただけるでしょう。そうすれば、おそらく同じタスクを達成し、次のタスクに時間通りに進み、生産性の高い状態を維持できるでしょう。」
マイクロソフトのチーフ・エクスペリエンス・オフィサー、ジュリー・ラーソン＝グリーン氏は次のように述べています。「新鮮なアイデアを得るためには、異なる視点を持つ人材を招き入れることが重要だと考えています。私は会議の冒頭で、議論すべき問題点を提示し、全員がその問題解決に向けた考えやアプローチを共有する機会を確保するようにしています。また、会話が脱線する時間も設けています。こうした会話が大きなブレークスルーにつながることはよくあります。なぜなら、全員が異なる視点から貢献するからです。」
ブランドエクスペディアグループ社長、アマン・ブタニ氏：「忍耐です。忍耐とは、会議運営に単一のルールを設けるのではなく、時間をかけてグループ全体の効率性を高めることです。」
スターバックスのパートナーリソース担当バイスプレジデント、アドリアン・ジェンペルレ氏：「効果的な会議という概念は、なかなか理解しにくいものですよね。私は、会議の目的を明確にするよう最善を尽くしています。会議の目的は、議論、協力、意思統一、そして会議に出席する人々が成果に良い影響を与えるために必要だからです。状況報告や長大なプレゼンテーション資料はなるべく避けるようにしています。」
マドロナ・ベンチャー・グループのマネージング・ディレクター、ティム・ポーター氏は 次のように述べています。「緊急の案件だけでなく、重要な案件にも注力するようにしてください。スケジュール管理には意識を向けましょう。仕事の面では、ポートフォリオ企業を最優先に考え、起業家や投資先候補を二の次にし、その他は三の次にしています。マドロナはリミテッド・パートナー（投資家）に大きなリターンを提供するために存在しているという、常に一貫した考え方に基づいています。また、トレンドを読み、状況に流されるのではなく、より戦略的かつ積極的に行動するためにはどうすればよいかを考える時間も確保するようにしています。この最後の部分が最も難しいです。私たちの戦略は、太平洋岸北西部の主要市場に参入している優秀な起業家と出会い、投資することです。私は10の取締役会に所属しています。幸いなことに、この地域では最近、多くの興味深い出来事が起こっています。つまり、流れが活発なのです。」
SimpleのCMO、ミシェル・ブロデリック氏：まるで仕事のようです。会議は、リーダーシップを発揮する場として捉える人が少ないため、評判が悪いと思われがちです。議題の作成、明確な目的の設定、そして成果へのコミットメントに時間をかければ、会議で驚くほど多くの成果を上げることができます。そこに儀式的な感覚や、参加者が感謝の気持ちを表す機会を加えることで、チーム全員が楽しみにしている集まりになります。
RoverのCTO、スコット・ポラド氏は 次のように述べています。「まず、短くすることです。会議は25分か45分に設定しています。通常、30分や60分でできる作業と同じ量を、20分や45分で終わらせることができます。次に、会議の目的を冒頭で明確に伝えるようにしています。3つ目に、定期的な会議には繰り返し使えるアジェンダを用意しています。毎回同じパターンに従うことで、最適化の機会が生まれます。4つ目に、メモを取ります。私は非常に忘れっぽいので、メモを取っています。」
Moz CEO、サラ・バード氏： 「チームミーティングでは、Google ドキュメントにローリングアジェンダを作成しています。これは事前に配布し、議論のトピックを集め、誰が議論を主導するかを記録しています。注目度の高い取り組みについては、定期的に取り上げられるトピックがいくつかあります。ミーティング中は、メモ、決定事項、アクションアイテムをアジェンダドキュメントに直接記録します。このドキュメントは、チームの活動の履歴として常に更新されます。私は時折、トレンドや「取り残された」議題、再検討すべき事項を確認するために、このドキュメントに目を通します。」
Koruのテクノロジー担当副社長、ジャスティン・ビールズ氏は次のように述べています。 「私は短い会議が大好きです！チームの集中力を維持するために、1つの議論は30分以内に収めるようにしています。会議では、具体的かつ即時の解決策が見つかるようにしたいのです。30分で解決できない場合は、別の調査タスクに切り替えます。議論はすぐに終わらせる傾向があります。堅苦しい会議で1時間を無駄にするよりも、15分で1つの具体的な問題について議論する方がはるかに楽しいです。これは私の好みですが、私が出席する会議の50%以上では、より長い共同作業が必要なため、この方法はうまくいきません。」
StocksyのCEO兼共同創設者、ブリアナ・ウェットラウファー氏は 次のように述べています。「コラボレーションは私にとって非常に重要です。そして、しっかりと練られた強い意見も重要です。全員が率直かつ正直に意見を述べようとしない会議には、絶対に参加したくありません。甘い言葉で飾り立てるのは時間の無駄であり、曖昧になりがちです。私たちの会議は通常、ホワイトボードを使ったブレインメルド、（念のため）理解の確認、そしてその上で構築していくことに重点を置いています。ウィットや冗談、そしてたくさんの笑いを交えながら進めていきます。」
Peach の COO である Gary Cowan 氏: 4 つの重要な指針があります。1 つ目は、会議の目的と達成しようとしていることを明確にすることです。2 つ目は、会議に必要な人だけを招待し、電話やラップトップなどではなく会議に集中できるようにします。3 つ目は、会議の動向を認識し、自己主張の少ない参加者が参加を促され、参加する余地が与えられるようにします。一方、自己主張の強いメンバーが個性だけで主導権を握らないようにします。4 つ目は、行動を促すことを目的とした会議 (情報提供ではなく) の場合は、次のステップを明記して繰り返し、その後、書面で送信して、期待に関する混乱がないようにすることです。
Her Interactiveのマーケティングディレクター、ジャレッド・ニューウェンハウス氏は 次のように述べています。「会議の目的を明確にし、その目的に不可欠な人だけを招待し、議題に沿って進めます。会議は時間通りに開始し、時間通りに終了します。参加者の時間を尊重し、決して無駄にしたくありません。最後に、24時間以内にフォローアップメールでアクションアイテム、期限、タスクなどを確認します。会議後、全員が同じ認識を共有できるように努めています。」
