確定申告をGoogle検索されないように！1040は提出済みだけど、どこに保存してるの？
ボブ・サリバン著
Dropboxのようなクラウドベースのサービスを使ってファイルをバックアップする人が増えているのは素晴らしいことです。ハッカーやウイルス作成者がニュースの見出しを賑わせる一方で、多くの消費者が直面する最大のリスクはハードウェアの故障だと思います。しかし、クラウドサービスは私たちの生活にすっかり浸透しすぎて、少し軽視しすぎているようにも見えます。その結果、確定申告書が公共の場所に放置され、誰もが見られる状態になってしまうのです。パソコンで自動バックアップを設定し、可愛い猫の写真を友達と共有すると、すべてが混ざり合って、誰でもあなたの確定申告書をGoogleで検索できてしまうのです。
さて、今日の短い話はこれです。ちょっと立ち止まって考えてみてください。先週提出した確定申告書のデジタルコピーはどこにあるでしょうか？ それも、すべてのコピーのことです。クラウドサービスに吸い上げられてしまったのでしょうか？ もしそうなら、少なくともパスワードは保護されていますか？ 本当にそうでしょうか？ もしかしたら、コピーを印刷して金庫に保管した方が賢明かもしれません。コンピューターにコピーを保存しておくことにはメリットもありますが、今から永遠にあなたのマシンに侵入するハッカーは、ほぼ確実に「1040」を検索するでしょう。コンピューターに保存しておけば、古い確定申告書を簡単に見つけることができます。自己責任で保管してください。
これは訓練ではありません。グラハム・クルーリー氏は自身の素晴らしいブログで、ファイル共有サービスIntralinksが今週、1年以上前に明らかになったトリックを使ってDropboxサービス上で納税申告書を見つけることができたと指摘しています。これは確かにユーザーエラーと言えるでしょう。誰かがDropnoxを使ってファイルを共有し、その後、納税申告書をDropboxのクラウドスペースに置き、検索エンジンで見つけられる状態にしたのです。この仕組みについてはもう少し詳しく説明されているので、興味があればじっくりと読んでみてください。（注：Intralinksは、この種の脆弱性はあらゆるファイル共有サービスに当てはまる可能性があることを明確にしています。）
どうすればいいでしょうか？クルーリー氏は、クラウドサービスが提供するプライバシー設定を活用することが重要だと述べています。残念ながら、Dropboxの無料ユーザーは、有料のアップグレード版を購入するユーザーに比べて選択肢が少ないのです。
「Dropboxの無料版を使用する場合は、第三者に漏洩する可能性があるため、共有リンク機能を使用しないでください」とクルーリー氏は警告する。
Intralinksは、クラウドサービスから不要になった古いデータを削除する習慣をつけることを推奨しています。そして、最も効果的なアドバイスは次のとおりです。
「仕事とプライベートを混同しないでください。仕事とプライベートのファイルを一つのアカウントに混在させるのは、率直に言って悪い考えです。個人データの紛失は深刻な問題ですが、会社のデータの紛失は深刻な結果を招く可能性があります。評判の失墜、懲戒処分などの職務上の問題、規制や法的問題、さらには罰金などです」と同社は警告しています。
そして、「仕事」には確定申告のような重要な情報も含まれることを忘れないでください。クラウドは素晴らしいものですが、他のテクノロジーと同様に、欠点もあり、慎重に利用する必要があります。特に確定申告の時期はなおさらです。
