国立公文書館は、デジタル時代にAIを活用して記録へのアクセス性を高めている
トッド・ビショップ著
米国の公文書管理官コリーン・ショーガン氏は、シアトル公共図書館で木曜日の夜、マイクロソフト社長ブラッド・スミス氏の主導で国立公文書館財団が主催した幅広い公開討論会の一環として、国立公文書館のデジタル化と人工知能の活用について講演した。
- 国立公文書館は、大規模なデジタルファイルから個人の軍歴を要約したDD-214フォームを抽出できるようAIボットを訓練しており、職員がより複雑な要求に対応できるようにしている。
- 国立公文書館は、情報公開法（FOIA）に基づく要請への対応を効率化するため、個人を特定できる情報を自動的に編集する AI の実装に取り組んでいます。
- 2026年のアメリカ独立宣言250周年を記念して、アーカイブはマイクロソフトと協力し、AIを活用したパーソナライズされた体験を提供するインタラクティブな展示を開発しています。来館者の興味関心に基づいて、関連する記録を推奨します。
- アーカイブスは、新しいデジタルプラットフォームへの適応方法を様々な方法で試行しています。例えば、ジューンティーンスに奴隷解放宣言が展示された際には、ソーシャルメディアのインフルエンサーに依頼し、TikTok、Instagram、Twitterなどのプラットフォーム向けにビデオを制作してもらいました。
国立公文書館は、記録をデジタル化し、オンラインでよりアクセスしやすくしています。現在、135億ページを超える記録のうち、約2億5000万件の記録がデジタル化されています。目標は、これを3億件、最終的には5億件に増やすことです。ショーガン氏によると、原本はスキャン後に保存されます。
ファイルをデジタル化する過程で、アーカイブは特定のソフトウェアに縛られないファイル形式を使用することを意識しているとショーガン氏は述べた。「コンピュータープログラムやアプリケーションは時代とともに変化していきますが、これらのファイルは実際のアプリケーションよりも長く保存され、未来の世代にも閲覧できるようにする必要があります」と彼女は述べた。
国立公文書館はまた、「デジタル生まれ」で、印刷文書からスキャンする必要がなく、デジタル形式で保存される記録をより多く取り込み、保存する方向に移行しています。
作家であり歴史家でもあるショーガン氏は、2023年5月に第11代アメリカ合衆国公文書館長に就任しました。彼女は大統領のリーダーシップとレトリックを専門とする政治学の博士号を取得しています。以前はホワイトハウス歴史協会のデイビッド・ルーベンスタイン・センターで上級副社長兼所長を務め、米国上院議員や議会図書館の幹部も務めました。
シアトルの聴衆の多くにとって、彼女の訪問は、2020年に売却と閉鎖が提案され、その決定が覆された国立公文書館シアトル事務所への支持を示す象徴的な意味合いで重要だった。
彼女は旅の一環として、1億5000万件のレコードを保管しているシアトルの施設を訪問した。
「記録の多様性は本当に素晴らしい」と彼女は言い、シアトルの施設が所蔵する裁判記録や税務記録、第二次世界大戦時代の写真、捜査記録などを挙げた。自身を「ちょっとしたミステリーファン」と表現するショーガン氏は、1971年のD・B・クーパー機ハイジャック事件に関する記録を見て特に興奮したと語った。
彼女の講演中に直接触れられなかった話題の一つは、ドナルド・トランプ前大統領のリゾート「マール・アー・ラーゴ」で発見されたとされる機密文書をめぐる訴訟への国立公文書館の関与だった。
しかし、スミスが聴衆から寄せられた質問を読み上げ、アーカイブが紛失した文書をどのように扱っているかという質問を受けた際、ショーガンはユーモアのセンスを発揮した。スミスは質問を言い換え、ジムバッグやクローゼットなどで紛失する可能性のある品物について尋ねるつもりはなかったと述べた。
「トイレですか？」ショーガンが付け加えると、群衆から笑いが起こった。
ショーガンの就任年は最初の投稿以降修正されました。
