生産性のないメール送信者の10の習慣：次のメールの書き方
モニカ・グスマン著
物事を終わらせるために人々に電子メールを送る方法と、物事が停滞したり、後戻りしたり、気まずく永遠に無視されたりするために人々に電子メールを送る方法があります。
生産性の高いメール送信者は、自分がメールを送る相手について、彼らが皆忙しいということを認めています。
そして、人々は古いことに忙しいと、新しいことに取り組むのが面倒になってきます。
では、忙しい人があなたが思うべきことを実際に実行してくれるようなメールを書くには、どのようにすればよいのでしょうか?
彼らがそれを避けるのをできるだけ困難にします。
これは、同僚との調整、集まりのスケジュール設定、ボランティアの取りまとめ、あるいは単に友人に頼み事を頼む場合にも当てはまります。
「ネットワーク構築の失敗例15選」に続き、生産性の低いメールの使い過ぎによる10の習慣をご紹介します。つまり、これらの習慣はやめましょう、ということです。
1. 全員のタスクを全員に送る。グループメールは、メール送信の簡素化だと考えてください。「宛先」欄にアドレスを追加するごとに、受信者はメールの内容に対する責任を1つずつ分担することになります。最近、同僚が私に言ったように、受信者は「グループメールを見て、自分には関係ないと思う」のです。タスク関連のメールは、できるだけ少ない人数に送信しましょう。理想的には1人だけです。相手が自分だけに送っていることに気づかないのではないかと心配ですか？件名に相手の名前を入れましょう。そうすれば、相手の注意を引くことができます。
2. メールに残す。電話をかけるのはメールを書くよりもはるかに大変です。相手の一日を邪魔し、全員の注意を引かなければなりません。もちろん、あなた自身の注意も引かなければなりません。しかし、メールでの議論の中には、直接会って話をしないと進展しないものもあります。メールで話を盛り上げようとすると、勢いが鈍り、皆がイライラするだけです。メールの署名に記載されている電話番号を見つけて、活用しましょう。きっと後悔しないはずです。
3. 1つのスレッドにまとめる。メールのスレッドは、議論が1か所にまとまっていることを好み、後になって「見なかった」「気づかなかった」と言われるような重要な新しいタスクや質問が持ち上がってくることがよくあります。生産性はまとまりよりも重要です。タスクや責任を明確にするために、件名や受信者リストなどのツールが必要です。これらのツールを効果的に活用するには、新しいスレッドを作成しましょう。
4. 件名を工夫する。これは当然のことでしょう。件名は見出しのようなもので、質の悪い見出しは忙しい人に無視されてしまいます。原則として、件名はメールの内容と調和するように書きましょう。メールで誰かに何かを依頼するのであれば、件名も「…していただけますか？」のように、タスクの緊急性を件名で正確にまとめればまとめるほど、たとえ忙しい相手でも、件名を見てクリックし、返信してくれる可能性が高まります。
5. すべてを詰め込む。上記のルールに従っても、件名が長すぎて息を吸って言わなければならない場合は、メールを分割する必要があります。私はこれまで何度も、メールを最後まで読んで4つ目の質問に気づかず、返信を待たされることがありました。忙しい人は、1つの重要な質問を見て、残りは単なる詳細だと考えてしまいます。メッセージの核心を飛ばさないように、分割して送るようにしましょう。
6. 最初のステップを省く。忙しい人は怠け者だと言ったのを覚えていますか？この怠け心の最もおかしな現れの一つは、タスクをどうやって始めればいいのか5秒以上考えなければならないという理由で、タスクを遅らせたり無視したりすることです。タスクを始めるのに必要なリンクはありますか？ドキュメントですか？10秒かけてそのリンクを指し示せば、タスクを先延ばしにする理由が減ります。
7. 些細なことにこだわる。認めましょう。メールで送られてきたタスクを、送信者に返信してやり方を尋ねてしまうことで、実行を先延ばしにしてしまうことがあります。このような典型的な遅延を防ぐには、最初のステップ（上記参照）を提示し、次に作業に必要なものがすべて揃っているか尋ねるようにしましょう。そうすることで、相手に遅延を予測し、作業を開始する責任を与えることができます。
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8. クリックして離れさせる。忙しい人の注意を引いた？その注意を引き続けましょう。できる限り、作業に必要な資料はメール本文にまとめましょう。受信者に、必要な情報を確認するためだけに添付ファイルを開くように指示することは絶対に避けましょう。また、パーティーへの参加、メッセージへの返信、質問への回答を本当に求めているなら、サイト外で行う必要があるサードパーティサービスは避けましょう。たったこれだけで、タスクを「後で」とフラグ付けしてしまうこともあるのです。
9. 締め切りを無視する。忙しい人は、結果が伴わない仕事は引き受けません。給料、評判、グループ内での地位などは、やる気を起こさせるのに十分なものですが、締め切りは意志を行動へと変えます。本当に締め切りがない？自分で決めてみましょう！あるいは、「明日確認します」といった便利なフレーズで締め切りをほのめかすのも良いでしょう。
10. 仕事を当たり前のように受け止める。忙しいのは大変で、誰もが仕事に追いつくために最善を尽くしています。ですから、誰かがあなたのために時間を割いて何かをしてくれたら、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。ちょっとした感謝の気持ちは、特に次のタスク関連のメールを作成するときには大きな力になります。
