会議をなくす：ビジネスにおける最大の時間浪費に対処する8つの方法
あなたはこれまでに何度もこんな言葉を耳にした（あるいは言った）ことがあるでしょう。「これらの会議がすべて終わって、実際に仕事を終わらせるのが待ちきれない！」
会議はほとんどの組織にとって重要ですが、定期的に出席する会議の大部分は長すぎたり、焦点が定まらなかったり、不必要であったり、あるいは時間の無駄になっています。
より短い時間でより多くの成果をあげようとしている私たちのほとんどにとって、会議は職業生活において最も時間の無駄であり、生産性を阻害する要因です。
スケジュール上のすべての会議を削減することはできないかもしれません。中には非常に価値のある会議もあります。しかし、カレンダーに予定されている定期的な会議と、今週予定されている会議をリストアップしてみたら、どれだけが本当に仕事の遂行に役立つと思いますか？どれだけが、組織にとって前向きで積極的な行動、方向性、あるいは進歩につながるでしょうか？
こうした会議のうち、どれだけを削減し、生産性を高め、あるいは完全に排除できるでしょうか?
今週は、大海を沸騰させるような（あるいはスケジュールを全部空けるような）ことはしません。しかし、まずは自分が直接管理したり影響を与えたりする会議から始め、以下の8つのベストプラクティスを適用して、会議の生産性を高めたり、短縮したり、あるいは会議をなくしたりしてみましょう。
1. 明確な目標と期待される成果を設定する
なぜ会議が必要なのでしょうか？会議終了時に達成される成果とはどのようなものでしょうか？これらの目的と成果を明確に定義し、出席者全員が理解していることを確認しましょう。
2. 適切な形式と長さを決定する
本当に直接会う必要があるのでしょうか？電話会議で対応できるでしょうか？もし業務が短い場合は、スタンドアップ形式（参加者が立って素早く業務を進める形式）で対応できるでしょうか？
そして、会議時間を1時間に設定しないでください。問題解決のために重要な関係者数名が実際に集まる必要があるが、すぐに解決できる場合は、15分に設定してください。
議論の目的と範囲を十分に理解し、必要な時間をより正確に設定しましょう。そして、完了することに集中し、仕事に戻りましょう！
3. 事前に議題を公開する
会議の目的に加えて、会議で必要な事項を明確にした議題も公開しましょう。参加者が議題の編集や追加を提案できるようにしておきましょう。ただし、一度議題を決めたら、それに沿って進めましょう。他のアイデアが出てきたとしても、それは別の会議（または少人数でのオフラインでの議論、メールなど、今回の会議では扱わない方法）で検討しましょう。
事前に明確な目的と議題を設定すると、そもそも会議は必要ない、必要な人数は少ない、グループを集める前にさらに調査やデューデリジェンスが必要である、といったことに気づくことができるかもしれません。
多くの従業員は、議題の作成に時間がかかりすぎると考えていますが、実際には、適切に作成された議題があれば、多くの会議は開始前に無意味になります。
4. 適切な出席者とその役割を明確に特定する
ほとんどの会議には参加者が多すぎます。通常、会議の進行役を務める中心メンバーと、傍観者や「情報を得たい」という理由で参加するメンバーがいます。
会議の参加者数と必要人数を絞りましょう。会議の結果を、その場にいなくても知る必要がある人に伝えるために、会議の要約をうまく活用しましょう。要約を読むのにかかる時間は、通常、会議自体のほんの一部で済みます。
出席者の中に、会議の要約とアクションアイテムの記録作成を担う事務アシスタントを一人加えるべきでしょうか？ 彼らの時間を投資することで、議論内容を把握するために「その場にいなければならない」上級の、より高額なリソースを投入する時間を組織内で大幅に節約できる可能性があります。
5. アクション項目と担当者を明確に文書化し、フォローアップする
あまりにも多くの会議 (そもそも価値のある会議であっても) が、解決策や次のステップが決まらないまま終了し、参加者は次に何が必要なのか、誰が何を所有しているのかを明確かつ全面的に理解しないまま会議を終えてしまいます。
会議には、アクションアイテムと担当者を文書化する責任者が必ず必要です。これは、会議の短期的および長期的な価値を最大化するために、事務アシスタントを会議に同席させることが最も重要な役割であり、投資となる可能性があるもう一つの理由です。
6. ノートパソコンやスマートフォンは禁止
会議中にメールをチェックする時間があるなら、会議に出席する必要がないか、会議に十分な注意を払わずに他の人の時間を無駄にしているかのどちらかです。
出席者が携帯電話をチェックしている場合、それは会議が軌道から外れ、議題から外れ、効率的な会議が行われていないことを明確に示しています。
ノートパソコンやスマートフォンは部屋から出しましょう。参加者には、すべてのデバイスを机に置いておくようにお願いすることを検討してください。全員がどれだけ早く仕事に取り掛かり、会議を終えるモチベーションが高まるか、ぜひ実感してみてください。
7. 時間厳守、もしくは参加しない
お互いの時間を尊重しましょう。組織内で連続した会議が多すぎる場合は、IT部門と協力して、55分経過した時点で5分間の休憩を自然に設けることを検討してください。そうすれば、前の会議を終了し、次の会議に進み、時間通りに開始するまでの時間が少なくとも5分確保できます。
多くの会議は、適切に管理されていない、明確な役割や目標が定められていない、そして会議後の次のステップや責任者を文書化するのを手伝ってくれる人がいないといった理由で、遅くまで終わってしまい（ひいては次の会議の開始も遅くなってしまいます）、結果として次の会議の開始も遅れてしまいます。こうした役割が欠如していると、参加者は会議の「終わり」に、何か価値のあることを取り戻そうと慌てふためきます。その結果、多くの場合、参加者はフラストレーションと混乱に陥り、合意内容や誰が何をするのかについて、期待が一致しないまま退席してしまいます。
8. 「定期的な」会議リクエストの基準を設定し、定期的に確認する
カレンダーが会議でいっぱいになるだけでも大変ですが、その会議のかなりの部分が何度も繰り返されているのではないでしょうか。「定期的」な会議は、時間を無駄にする最大の元凶です。組織にとって、他の形式（メール、メモ、Wikiなど）で伝達できる情報や、必要に応じて少人数で開催できる情報を常に把握するための、あまりにも手抜きな方法になっていることが多すぎるからです。定期的な会議は不要です。
こうした「定期的な」会議は、ほとんどの場合、その価値よりもはるかに長く続いてしまいます。定期的な会議の最後には、部屋を見回して次の会議が必要かどうかを確認することをお勧めします。価値がなくなったらすぐに、定期的な会議を中止しましょう。
マット・ハインツは、レドモンドに拠点を置くセールス＆マーケティング会社、ハインツ・マーケティング の社長です 。メール、 Twitter 、 LinkedIn 、または ブログで マットと連絡を取ることができます。彼はGeekWireのコラム「生産性ポルノ」に不定期で寄稿しています。 過去のコラム…生産性ポルノ入門：怠け者でありながら生産的で成功する方法…起業家のための15の新年の抱負…生産性ポルノ：先延ばしを克服する7つのコツ。
[会議の写真はBigstockより]
