生産性ポルノ：今すぐ効率化するための7つのヒント
忙しくて、長々とした導入部分を読む時間はありません（特に生産性に関する記事では）。さあ、早速始めましょう。多くの生産性向上の専門家が、自分を整理して最適な仕事環境を整えるための、複雑なシステムを推奨しています。
このシリーズでは、そうしたアイデアやベストプラクティスの多くを取り上げます。
まずは、以下の方法を1つ、あるいは複数取り入れて、生産性をすぐに向上させましょう。明日から始めれば、より多くの時間を取り戻し、毎日より多くのことを達成できるようになります。
1. 30分早く起きる
30分早く起きるのは本当にそんなに難しいことでしょうか？ 30分は、あなたにとって最も生産性の高い起きている時間ではないかもしれません。でも、（他の家族がまだ寝ている間に）30分余分に使える時間は、読書や運動など、好きなことに使えます。これだけで週に3時間半も余分に使えることになります。これはかなりの時間です。それに、その30分余分に使えることで、その日をより前向きに、そしてこれからの出来事をコントロールできるという安心感も得られるはずです。
2. 毎日、最も重要な1～2つのタスク/プロジェクトを最初に行う（メールやボイスメールの前に）
毎日の始まりには、達成すべき最も重要なことが1つか2つは既に分かっています。しかし、多くの人は、それらのプロジェクトに取り組む前に、メールやボイスメールをチェックし、その日の中断や緊急時の対応訓練にすぐに気を取られてしまいます。こうした邪魔は、10回中9回は最も重要なタスクが終わるまで待つことができます。まずはそれらを終わらせれば、毎日の生産性がはるかに向上し、そして実際に生産性が上がると確信しています。
これは単なるプロジェクトやタスクの優先順位リストではありません。上位1～2つのタスクを明確に記述してください。それらは、リストの下位にあるタスクよりもはるかに重要である可能性が高いからです。タスクを消すのは気分が良いですが、最優先事項を無視しても、十分な速さで前進することはできません。
3. 朝の「毎日やること」リマインダーを設定する
毎日、おそらく早朝に30分以内で実行できる、いくつかのコアタスクがあるはずです。これらをこなせば、多くのことを素早く達成でき、状況把握がはるかにスムーズになります。ネットワークを活発に保ち、昨日の出来事をきちんとフォローアップし、翌日に向けて万全の準備を整えることができます。
月曜日から金曜日まで、毎日30分間、自分とのミーティングを設定しましょう。早朝（オフィスに着く前）にコーヒーを飲みながら行うのも良いでしょう。あるいは、毎日のオフィスルーティンを、誰にも邪魔されずに一人で始める習慣を身につけ、これらのタスクをこなしましょう。
具体的なタスク リストは人によって異なりますが、ここでは私が毎日「毎日行う」リストに載せている内容の一部を紹介します。
- Facebookで誕生日をチェックして、まずはお祝いを贈ろう
- Kloutで通知を確認し、私の知り合い数人に専門知識に対して「+K」を付けます
- 昨日見逃したかもしれない重要な情報がないか、オンラインのスパムフィルター（Postini経由）を確認してください。
- LinkedIn と Gist でネットワーク全体の重要な更新情報を確認し、必要に応じてコメントを返信します。
- 昨日のスケジュールをスキャンし、必要に応じて感謝のメモ（メールまたは手書き）を送信します
- 昨日記録したすべての ToDo がファイルされ、優先順位が付けられていることを確認します (今日または後で)
- 今日の優先事項とToDoリストを確認し、それらを完了するために必要なすべてのリソースが揃っていることを確認します
- 本日の会議の確認（必要に応じて確認メールを送信する）
- 今日の会議の準備をする（そこで必要になる書類や、終わらせなければならない宿題などを含む）
4. メールを常にオフラインで保存する
特にOutlookをお使いの場合は、画面右下のアイコンを右クリックし、「オフライン作業」を選択してください。これにより、受信トレイにあるメールは「フリーズ」され、送信トレイにあるメールは同期待ちリストに追加され、必要な時に同期されます。これにより、新着メッセージにリアルタイムで気を取られることなく、目の前の作業に集中できます。送受信ボタンは必要な時にクリックすれば良いですが、それ以外の時は、常に気を散らされることなく、より集中して生産性を高めることができます。
5. メールを3つのフォルダに分類して、今最も重要なものに集中する
私は受信トレイの管理にOutlookのメールルールを積極的に活用しています。これにより、手動で行わなければならなかったファイリングや並べ替えの作業の大部分が自動化されます。特にOutlookがパターンを認識し、特定の種類のメールを保存して後で簡単にスキャンしたり処理したりできるので、非常に便利です。
例えば、私は複数のメールニュースレターを購読していますが、すべて自動的に「読んでいる」フォルダに保存されています（詳細は後述）。eBayからは「注目商品」のアラートも届きますが、これも別のフォルダに保存されています。コピーを受け取ったレポートの中には、めったに読まないけれど将来の参考のために保存しておきたいものもあります。Outlookのルールを設定して、これらのファイル保存をすべて自動的に行っています。このツールだけで、毎日数え切れないほどのクリックと時間を節約できます。
短期的な処理の場合、私は通常、残りの電子メールを「アクション」、「待機中」、「読み取り中」の 3 つのフォルダーに分類します。
- ·アクション：2分以上かかるものはすべて「アクション」フォルダに入れます。これらのリクエストですぐに対応が必要なものはごくわずかです。「アクション」フォルダにまとめておけば、後でまとめて対応できます。
- ·待機中: 同僚やベンダーにメールを送信し、返信を待つことがよくあります。これらのメールは通常、自分宛にブラインドコピーで送信し、Outlookのルールを設定して、自動的に「待機中」フォルダに分類されるようにしています。これにより、送信したにもかかわらず返信がない未処理のメールの完全な一覧が得られます。週に数回、このフォルダをざっと確認し、返信済みのメールは削除し、まだ返信がない相手には時折フォローアップします。
- ·読書：1日に1回、通常は朝か夕方に行います。どれも緊急のものではありませんし、フォルダが大きくなりすぎたり、最近のメール（特にニュースの要約）が溜まってきたりした場合は、未読のニュースレターを削除しても問題ありません。
これらのフォルダはOutlookフォルダに「@」記号を付けて保存しています。そうすることで、 Outlookフォルダリストの一番上にまとめて表示されます。こうすることで、いつでもすぐにクリックして表示できるようになります。
6. 2分ルールを使う
受信トレイに新しいメールが届くたびに、「このメールには2分以内に返信できるか？」と自問自答してみましょう。もし返信できるなら、すぐに返信しましょう！読むためだけに別のメールをクリックしたり開いたりするのはやめましょう。次のメールに移る前に、開いたメールに素早く返信しましょう。
7. アイデアキャプチャツールを常に持ち歩く
心は水のようなもの、記憶はふるいのようなもの。
先週、運転中にアイデアが浮かんだことが少なくとも5回ありました。Dial2Do（そして、これを読んでいるならハンズフリーBluetooth、ハイウェイパトロールの皆さん、お疲れ様です）のおかげで、すぐに自分にメッセージを残せました。ようやくメール（メッセージは翻訳されて届いています）を確認すると、5回とも既にアイデアを忘れていたことに気づきました。頭の中が別のことに集中してしまい、その過程でそのアイデアは忘れ去られてしまったのです。
インスタントキャプチャがなければ、それらのアイデアは永久に失われていたかもしれません。
革新的になり、新しいアイデアを自由に生み出すための最良の方法は、「心を水のように」実践することです。これは基本的に、脳に即興で考えさせるということです。脳が望むままに行動させましょう。そして、何か良いアイデアが浮かんだら、書き留める（または録音する）ことで、そのことについて考えるのをやめ、脳を即興の段階に戻すことができます。
もちろん、その秘訣は、思いついたらすぐに、できるだけ多くの「ランダムな」アイデアや考えを書き留めたり、記録したりすることです。つまり、できるだけ頻繁にペンと紙を持ち歩くということです。運転中や運動中は、Dial2Doやデジタルボイスレコーダーなどのサービスを利用しましょう。シャワー中はAquaNotesを使うのも良いでしょう。
すべてのアイデアが素晴らしいわけではありません。実際、ほとんどのアイデアは平凡なものか、よく考えてみると、今のところ優先事項ではないものです。しかし、あなたが気にするのは品質ではなく、獲得率だけです。
マット・ハインツは、レドモンドに拠点を置くセールス＆マーケティング会社、ハインツ・マーケティング の社長です 。メール、 Twitter 、 LinkedIn 、または ブログで マットと繋がることができます。彼はGeekWireのコラム「生産性ポルノ」に時折寄稿しています。 過去のコラム…生産性ポルノ入門：怠け者でありながら生産的で成功する方法…起業家のための15の新年の抱負。
