仕事とタスクリストを再び管理するための5つの簡単なステップ
マット・ハインツ著
善意が必ずしも効果的な実行につながるとは限りません。日曜日の夜や月曜日の朝に仕事の計画を立てても、実際には物事がどのように形作られるかは分かりません。
月曜日の朝は、ToDoリストをしっかり作り、机は片付き、受信トレイは空っぽ。そんな朝を迎えるかもしれません。ところが、突然、周りの人が現れます。さあ、あなたも「緊急避難リスト」を作り始めましょう。彼らも自分の目標、課題、優先事項をあなたに押し付けてくるのです。
これらのいくつかは重要ですが、他のいくつかは、たとえ試みても抜け出すことができません。
しかし、火曜日のいつかには、これまでの一週間とこれからの一週間を振り返り、いったいどうやって先へ進むのだろうと不思議に思うことはよくあることです。
これらの5つのステップと30分以内で、仕事の週をコントロールできるようになります。気持ちを落ち着かせ、優先順位をきちんと管理し、エネルギーと自信に満ちた新たなスタートを切りましょう。
やり方は次のとおりです。
1. 停止して、すべてをオフにする
携帯電話の電源を切り、メールをオフラインモードに切り替え、ウェブブラウザを閉じ、可能であればインターネット接続を完全にオフにしてください。ドアを閉めてください。
基本的に、あらゆる中断や新しい情報の流入を遮断しましょう。今必要なものはすべて揃っているので、新たな警報や電話、その他の邪魔に邪魔されることなく集中力を維持する必要があります。
2. 最優先事項と目標を見直す
日曜日の夜、あるいは月曜日の朝を思い出してみてください。今、最も大切なことに意識を集中させましょう。今週を大成功に導く1つか2つのプロジェクトは何でしょうか？週初めの最優先事項は何でしたか？もし今日の残りの時間と明日のために机とスケジュールを片付けることができたとしたら、それらの優先事項は今でも最も大切なものと言えるでしょうか？
3. 現在の約束とやるべきことを確認する
ここで、数日前（あるいは数時間前）に設定した優先事項と、現在の業務遂行状況がどれほどかけ離れているかに気づくでしょう。受信トレイの90%は、他の人の優先事項で埋め尽くされています。スケジュールには、最優先事項とはほとんど、あるいは全く関係のない会議がぎっしり詰まっています。
今、あなたは整理、優先順位付け、削除、キャンセルなどを行い、次に何をするかという戦略的な焦点を最も重要なものに移し始めます。
4. 必要に応じて優先タスクを追加する
週の初めに優先順位をつけたToDoリストを作成していない場合は、今こそ作成する絶好の機会です。また、最優先の目標は同じでも、必要な戦術や次のステップが変わった場合は、今すぐ新しいToDoリストを作成しましょう。
5. 再接続する前に、今日の最も重要なタスクを完了する
あなたはすでに、一時的に周囲の世界から遮断されています。今、何をすべきか、あなたは正確に知っています。
ですから、再び集中し始める前に（そして、外的な雑音や注意力の妨げになるもの全てに再び気を取られる前に）、最も重要なタスクを今すぐ終わらせましょう。大きなプロジェクトで時間が足りない場合は、少なくとも5分ルールに従って始めましょう。そうすれば、タスクが想像していたよりもずっと簡単であることに気づき、実際に完了するまでにどれくらい時間がかかるのかをより正確に把握できるでしょう。
しかし、電話やメール、その他の中断が再開される前に、ただ腰を据えて仕事を終わらせる方が良いでしょう。
このプロセスは、コントロールが効かなくなったと感じた時に何度でも繰り返し使えます。週初めや一日の始まりのルーティンの一部として取り入れるのも悪くないエクササイズや習慣です。
同様のことを試したことがある方、または現在試している方からのご意見をお待ちしています。また、フィードバックや結果の概要もお聞かせください。
マット・ハインツは、レドモンドに拠点を置くセールス＆マーケティング会社、ハインツ・マーケティング の社長です 。メール、 Twitter 、 LinkedIn 、または ブログで マットと連絡を取ることができます。彼はGeekWireのコラム「生産性ポルノ」に不定期で寄稿しています。 過去のコラム…生産性ポルノ入門：怠け者でありながら生産的で成功する方法…起業家のための15の新年の抱負…生産性ポルノ：先延ばしを克服する7つのコツ。
