生産性オタクに聞く：6つの質問と6つの答え
マット・ハインツ著
編集者注：これは、GeekWireで生産性に関するコラムを不定期に執筆しているMatt Heinz氏に、 生産性、ワークライフバランス、時間管理の実践などに関する質問に答えてもらう定期コラムの第1回です。 ご質問がありましたら、 Matt氏に直接メールを送信する か、以下のコメント欄にご記入ください。
メモを取る際、デジタルと紙とペンのどちらがおすすめですか？それぞれのメリットとデメリットを教えてください。
これは本当に個人的な好みの問題です。私はできる限り紙とペンを使う方が好きです。スケッチしたり、ToDoリストをボックスに入れて後でOutlookのタスクに反映させたりできるからです。それに、会議中や誰かと話している時に電子機器にメモを入れるのはあまり好きではありません。メモを取っているだけなのに、メールをチェックしたり何か他のことをしているように見えてしまうからです。
しかし、メモの形式よりも重要なのは、将来の参照のためにメモを処理、整理、索引付けする方法です。例えばEvernoteにメモを取っていても、後で確認してアクションアイテムを抽出するのを忘れてしまうのは良くありません。私は手書きのメモ（通常はレターサイズのパッド）からアクションアイテムを抽出し、ページをスキャンしてデジタル化し、クラウドベースのファイリングシステムに索引付けしています。こうすることで、いつでも後で参照できるメモが手元にあるのです。
最初に読むべき生産性に関する本は何ですか?
私が本当に整理整頓をするようになったのは、デビッド・アレンの『 Getting Things Done』という本のおかげです。そこには多くの常識が詰まっていて、彼の提言は誰にでも実践できると思います。彼はシステム全体を実践することを強く推奨していますが、私はその一部を取り入れるだけでも、現状からさらに前進できることに気づきました。
故スティーブン・コヴィー著『7つの習慣』もおすすめです。チームワークの生産性向上については、ヴァーン・ハーニッシュ著『ロックフェラーの習慣』をお読みください。
毎日2時間以上を車で通勤に費やしています。どうすればその時間をもっと効率的に活用できるでしょうか？
私は次の4つのことを提案したいと思います。
- Dial2Do：これは、電話をかけてメッセージを残すだけで、そのメッセージがテキストに変換され、メールに送信されるシンプルなスマートフォン用アプリです。アイデアやアクション、その他のリマインダーを記録するのに最適です。紙とペンでメモを取る手間が省けます。
- 電話の受け答え：運転中のハンズフリー通話の議論は一旦置いておきましょう。運転中にかけるべき電話をリストアップしておくことをお勧めします。午前中は東海岸に電話をかけ、午後は母親に電話をかけましょう。5分もあれば、すぐに電話をかける価値のある相手が何人か思い浮かぶはずです。
- ブレインストーミング：車に乗る前に、考えるべきことを1～3つ考えてみましょう。ブレインストーミングすべきトピックです。Dial2Doを使ってメモを取りましょう。
- オーディオブックとポッドキャスト：車内で楽しめる「読書」が山ほどあります。読み終えようと思っていた本を読んだり、お気に入りのブログや出版物のポッドキャストを探したり。
火曜日と木曜日の夜を休むというのは良い考えですが、後で思い出しておきたいアイデアがまだあったらどうすればいいでしょうか?
書き留めておきましょう！ペンと紙を手元に置いておくのは問題ありません（コーヒーテーブルの上、バッグの中など、何でも構いません）。書き留めて、あとは忘れてしまいましょう。朝には思い出せるはずです。
生産性向上のヒントをどれだけ実践しても、まだ遅れている気がします。受信トレイを空にしようと思っても、また新しい仕事が入ってくる。読書、プロジェクト、全部が積み重なって不安になる。「追いつく」日を設けた方がいいのかな？
実は、私は正反対のことをおすすめします。あまりにも遅れてしまったら、情報破産を宣言しましょう。ガイ・カワサキが、30日以上経過した未読メールは自動的に削除していると言っていたのを聞いたことがあります。相手から返信が来るか、さもなければそれほど重要ではないと判断されるからです。これは良い経験則ですね。
私は散らかっていない環境が好きですが、妻はやるべきことを視覚的に分かりやすく示してほしいと思っています。どうすれば解決できるでしょうか？
まず最初に、これは生産性に関するコラムであり、結婚に関するアドバイスではありません。これは非常に厄介で複雑な問題になる可能性は十分にあります。とはいえ、家の中に、配偶者が視覚的なヒントを得られる場所と、あなたにとって禅の境地となる場所を用意することをお勧めします。
GeekWireの以前の記事：先週のGeekWireポッドキャストでは、Matt Heinz氏がゲストとして登場し、これらのトピックなどについて語りました。番組はこちらで聴くことができます。
マット・ハインツは、レドモンドに拠点を置くセールス＆マーケティング会社、ハインツ・マーケティング の社長です 。メール、 Twitter 、 LinkedIn 、または ブログで マットと連絡を取ることができます。彼はGeekWireのコラム「生産性ポルノ」に不定期で寄稿しています。 過去のコラム…生産性ポルノ入門：怠け者でありながら生産的で成功する方法…起業家のための15の新年の抱負…生産性ポルノ：先延ばしを克服する7つのコツ。 生産性に関するご質問は？ マットに直接メールでお問い合わせいただくか、以下のコメント欄にご記入ください。[生産性画像はBigStockより]
