新年のテクノロジー抱負その2：受信トレイをゼロにし、それを維持する

このデジタル時代に生きる上での普遍的な問題の一つは、毎日大量に送られてくるメールへの対応だと私は考えています。メールアカウントのストレージ容量が事実上無制限になったことで、膨大で手に負えない受信トレイに遭遇するのは容易です。

一例を挙げましょう。昨年の今頃、私の個人用受信トレイには2万通以上のメールが溜まっていました。ニュースレターからクーポン、友人や家族からのメモまで、実に様々なメールが届いていました。2004年にGmailアカウントを開設して以来、一度も受信トレイを整理したことがありませんでした。

ある程度、私の場合はうまくいきました。メッセージリストをスクロールしたり検索したりして、探しているメッセージを見つけ、それに応じて行動するだけで済みました。しかし、すぐに対応しないと、メッセージが埋もれてしまうことが時々ありました。猫の動画ならまだしも、重要なメッセージを見逃してしまうと、深刻な結果を招く可能性があります。ついに3月になり、もう我慢の限界だと悟り、受信箱ゼロにする必要があると悟りました。

これを実現する方法は次のとおりです。

ステップ1：ゼロにする

受信トレイがいっぱいになっている場合、最初のステップは、そこに必要のないものをすべて取り除くことです (そこに必要のないものはたくさんあります)。

受信トレイを整理する際に私が見つけた落とし穴をいくつか紹介します。

• あまりにも多くのフォルダに分類しようとする: 受信したすべての電子メールに対して、すべてに場所が確保されるように、複雑にネストされたファイル構造全体を構築したいという誘惑にかられますが、私の経験では、すべてをファイルするためにかかる余分な時間の価値はありません。
• いっぱい詰まった受信トレイ内のすべてのメールを整理しようとすること: 特に、何万通ものメールが処理待ちになっている場合、すべてのメールを手作業で整理するのにかかる時間は無駄です。

受信トレイを空にしたい時は、まず3ヶ月前の日付を選びます。そうすると、それ以降のメールはすべてGmailのアーカイブに消えてしまいます。それから検索を始めます。2006年のメールは別のフォルダに、2007年のメールは別のフォルダに、といった具合です。こうすることで、重要なメールや将来役に立つかもしれないメールを削除してしまうのではないかと心配する必要がなくなりました。

2006年のメールはまだ必要ありません。徹底的な整理には何時間もかかり、本当に目に見えるような効果はなかったでしょう。ところが、受信トレイは45分ほどでほぼ空になり、さらに1～2時間かけて3ヶ月分のメールを整理することができました。まず、大量のメールやクーポンなど、不要なものを削除し、残りのメールを手作業で確認しました。結局、受信トレイを5桁からゼロにするのに、おそらく3～4時間かかりました。

ステップ2: 受信トレイからメッセージを一貫して送信するメールワークフローを構築する

[決意]一度ゼロにすれば、その状態を維持するのはずっと楽になります。ただし、受信トレイにすべてを残しておくという昔のやり方に逆戻りしない限りは。意識的に、受信トレイを整理整頓した状態に保つ努力をする必要があります。

生産性と受信トレイの空っぽさの両方を維持するのに、私が見つけた最高の方法はこれです。受信トレイをToDoリストの代わりとして使わないことです。多くの人がメールに命を懸けているので、そうするのは簡単ですが、ToDoリストを別に管理することで受信トレイを整理し、タスクに簡単にアクセスできるようになります。

何らかのアクション（記事を書いたり、ゴミ箱を出したりなど）を起こして返信する必要があるメールは、受信トレイの「アクション」フォルダに送ります。その後、ToDoリストに2つのアクションを追加します。1つ目は、そのメールを実行するためのリマインダーで、2つ目は、メールに返信して「アクション」フォルダからアーカイブに移動するためのリマインダーです。

そうすれば、受信トレイが整理され、タスクを完了するための明確な手順が設定されます。

受信トレイを圧迫するもう一つの大きな要因は、すぐに返信できないメッセージです。誰にでも経験があるでしょう。仕事中に雪に閉じ込められ、友人から1週間ウォンバットを預かってほしいとメールが来たのに、対応している時間がない。

これに対処するために、Mailboxアプリの「メッセージを一定時間遅延させる」機能を使っています。こうすることで、対応できそうな時間に受信トレイに戻ってくるようにしています。また、まだ対応できないメッセージを「後で」フォルダに移動して、時間がある時にそのフォルダの内容を確認するという方法も効果的です。

最後に、受信トレイに未読メッセージが残っていて、読む必要もなければ何もする必要もない場合は、 アーカイブしましょう。アーカイブすれば検索は引き続き可能で、その間は容量を占有することもありません。メールを受信トレイに放置して容量を圧迫するのではなく、受信トレイからメールを処理するのが最良の方法です。

ステップ 3: ニーズに合わせてシステムを調整します。

状況は変化します。整理整頓に不可欠だと思っていたフォルダの乱雑さは、結局は必要なかったかもしれません。もしかしたら、もっと多くのフォルダ、あるいは別のフォルダ、あるいは全く別のメールクライアントが欲しいのかもしれません。

特に、受信トレイがどんどん大きくなってきている場合は、「ワークフローを改善するために何ができるだろうか？」と自問してみてください。受信トレイを管理する最大の目的は、メールがあなたのために機能するようにすることであり、その逆ではありません。

個人的には、フォルダ構造をシンプルにしようと取り組んでいます。受信する様々な自動メールのフォルダをネスト化しているのですが、もうそれらを保管しておく必要がないので、将来的に検索しやすいように、一つの大きなアーカイブにまとめる作業を進めています。

繰り返しになりますが、電子メールの管理に費やす時間が少なければ少ないほど、実際に活動する時間を増やすことができます。

ボーナス：自動化を活用してゼロを維持する

受信トレイを整理する方法を模索している企業は数多くあり、メール管理ツールの選択肢も豊富です。中でも私のお気に入りはUnroll.meです。このツールは、ニュースレター、広告、その他購読者向けの不要なメールをすべてメールボックスから削除し、1日に1回配信されるダイジェストメールにまとめてくれます。

上で述べたように、iOSでメールを管理するなら、Mailboxアプリが私のお気に入りのクライアントです。特に遅延機能が気に入っています。月に数ドル払えるなら、SaneBoxはさらに強力なフィルタリング機能を提供し、不要なメールを受信トレイから除外するほか、他にも様々な機能があります。

ということで、受信トレイをゼロにし、それを維持するためのガイドは以上です。ワークフローに取り入れているけれど、見逃しているヒントがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。新年のテクノロジーに関する抱負の第1弾「堅牢なバックアップシステムの構築」もぜひご覧ください。次回はコーディング学習に関する記事もぜひご覧ください。