スタートアップの生産性を低下させる12の時間の無駄
ゲスト解説：ほとんどのスタートアップにとって、時間の無駄は許されません。そもそもスタートアップとは、事業が成り立つのか、顧客は何に反応するのか、どのような戦略や戦術で収益を拡大し、最終的には収益性と何らかの出口戦略に繋がるのかを模索している段階です。
しかし、日々、私たちのビジネスには時間の無駄が入り込み、短期および長期の目標を達成するためのコア業務から大きな支障をきたしています。以下では、私が日常的に目にする、最も一般的で有害な時間の無駄を12個ご紹介します。また、ビジネスにおいてそれらを回避または排除するためのアイデアもご紹介します。
1. メール
私たちは「メールをする」ことを仕事と同義に考えがちですが、もちろん90%の確率でそれは間違いです。メールをチェックするということは、目の前にある最優先事項をこなすのではなく、仕事を探しているということに繋がっている場合がほとんどです。メールに素早く返信し、受信トレイを整理し、ちょっとした達成感を得るのは気持ちが良いものですが、それは本来の仕事の犠牲になっているのです。
もしメールを常にオフラインモードにしていたとしたらどうでしょう？新しいメッセージは送受信ボタンを押した時にしか受信できません。送信したメールは送信トレイに溜まっていきます。さあ、メールチェックの頻度を大幅に減らしましょう。これだけで、あなたとあなたの組織は、より多くの仕事をこなせるようになります。
2. 会議
ほとんどの会議は不要か、出席者数にほとんど影響を与えません。会議は往々にして、意思決定や最新情報の共有のための怠惰な手段として利用されます。ここ数週間、あなたが参加した会議を思い浮かべてみてください。短い電話や、グループ内の誰かが提案やフィードバックを求めるだけで済ませることができた会議はいくつありましたか？会議後に簡潔で分かりやすい要約を受け取って最新情報を把握できたはずの会議はいくつありましたか？
では、今後数週間の会議スケジュールを確認してみましょう。本当に必要のない会議はどれでしょうか？出席が不要な会議はどれでしょうか？きっと、あなたとチーム全員が生産性の高い仕事時間を数時間も取り戻せるはずです。
3. 目的や議題のない会議
定期的な会議は、様々な最新情報を伝える手段としてチームのスケジュールを圧迫する原因となりがちです。中には、非常に価値のある会議もあります。例えば、リリース予定の週次レビューなどでは、進捗状況や指標を確認し、課題を議論・解決するための議題が設定されています。
しかし、あまりにも多くの会議は、件名だけでスケジュールされています。何を達成しようとしているのでしょうか？なぜ招待リストに載っている全員が出席する必要があるのでしょうか？なぜその会話に1時間も必要なのでしょうか？明確なアジェンダがあれば、集中力を保ち、適切なプロセスを構築すれば、1時間の会議も15分で終わるかもしれません。そうすれば、少なくとも45分は戻ってきます。
4. 会議でのノートパソコンの使用
ほとんどの時間をノートパソコンに突っ込んで過ごしている場合、1) 会議に出席しすぎているか、2) 今の会議に本当に出席する必要がないか、どちらかを明確に示す兆候はありません。会議から得られる成果は少なく、周りの人の邪魔になり、デスクに座り、目の前の仕事に集中するよりも、何をするにしても生産性がはるかに低くなります。
もちろん、これには例外もあります。しかし、ほとんどの場合、ノートパソコンはメモを取ったり、データのプレゼンテーションを行ったり、会議に関連するその他の活動に使われることはありません。重要な会議で出席する必要がある場合は、ノートパソコンを置いて会議に集中しましょう。今投資する時間は、長期的にはあなたと組織にとってはるかに大きな時間の節約となるはずです。
5. 複数のモニター
複数のモニターを正しく使用すれば、生産性が向上します。例えば、ウィンドウ間の切り替え時間が減れば、大幅な時間節約につながります。しかし、OutlookやHootSuiteを常に1つの画面に表示させていると、本来は別の作業をすべき時に、新着メッセージに気を取られてしまう可能性があります。
会社のソーシャルチャンネルを管理するのが仕事でない限り、一日中Twitterにいる必要はありません。すぐに返信したりリツイートしたりする必要もありません。関連するTwitterフィードを一日中見ているだけで、重要/緊急の仕事がほとんど終わらなくなってしまうかもしれません。複数のモニターを賢く使いましょう。
6.通勤
あなたとあなたのチームは、渋滞に巻き込まれて車を運転し、どれだけの時間を無駄にしていますか？その時間を仕事に回すか、遊びに回すか、どちらも大切です。チームにとって最も重要な生産性向上ツールは、毎月の有料バス乗車券だと言えるでしょう。公共交通機関を利用すれば、通勤時間は彼らのものになります。
確かに、バスに乗ると通勤時間は長くなります。でも、その時間は誰かが運転してくれるので、仕事の片付けや読書、あるいはただリラックスして次の日の準備をしたり（あるいは帰宅途中にリラックスしたり）、好きなように活用できます。
しかし、運転を続けなければならない場合は、Dial2Do などのツールを使用して、道路で失われてしまう可能性のある優れたアイデアを少なくとも記録してください。
7. 長いToDoリスト
やるべきことを増やす必要はありません。より少なく、より重要なことを実行する必要があります。選択肢を少なくし、適切に選択することで、ビジネスでより多くの成果を上げることができます。これは、チーム全体に教えることができる優先順位付けの方法論です。
長いToDoリストの最大の問題は、次に何をすべきか決められない人を麻痺させてしまうことです。また、手っ取り早く簡単に済ませられる仕事から先に終わらせてしまいがちになり、気分は良くても実際には物事を前に進めない可能性があります。短いToDoリスト（重要な優先事項を5つと、その日の明確な最優先事項だけ）は、実際にはより多くのことを達成し、より一貫して適切なことを先に終わらせるのに役立ちます。
8. 取締役会の準備
最近の役員会議の準備に組織全体で費やされた時間を合計したことがありますか？スライド資料の無数の修正、社内の関係者が集めた新しいレポートやデータなど。そして、そのデータや資料のうち、実際にどれだけの時間が使われたでしょうか？
投資家は、あなたのチームが会議の準備に費用を費やすつもりはなかったはずです。また、社内のリーダーシップチームや個々の取締役が別の文脈で理解する必要がある重要なデータを確認するよりも、課題や障害に焦点を当てた議論からより多くの価値を得られるはずです。
取締役会のあり方を見直す人が増えています。その多くは、スタートアップ企業がそもそも投資家のために長い資料を用意していると考えている人たちです。ここで、ここで、そしてここで、いくつかの視点から考察する価値があります。
9. 発砲速度が十分でない
不適切な従業員を社内に留め置くことは、組織と生産性を破壊します。文化への不適合は人々の集中力を奪います。集中できない従業員や、目の前の仕事に適さない従業員は、文字通り、より能力のある人がより迅速に仕事をこなすのを妨げています。そして、変化を起こすのが遅ければ遅いほど、生産性と企業文化の健全性という点で、会社へのダメージは大きくなります。
10. 顧客の意見を聞かずに実行する
少数の主要幹部からの意見に基づいて製品を開発していますか？ 取締役の意見のみに基づいて、特定のプロジェクトにおける方向性（戦略的または戦術的）を変更したことがありますか？ 開発チームは、顧客からの意見以外の何かに基づいて機能の優先順位を決めていますか？
顧客の現在の優先事項、問題点、そしてニーズを明確に理解していなければ、効率的な実行は非常に困難です。最も簡単に構築できるものに基づいて製品や機能をトリアージすることは、作業のスピードアップには役立つかもしれませんが、顧客の課題解決にはまったく役立たない可能性があります。顧客は実際には追加の機能を必要としていないかもしれません。もしかしたら、既存の機能をより良く使いこなしたいだけかもしれません。
顧客のニーズや意見に直接対応していない製品やサービスを開発することは、組織の生産性を大きく損なう可能性があります。顧客がそれを必要としていなかったり、価値を認めていなかったりすれば、それは単なる時間の無駄になってしまう可能性があるからです。
11. 指標なしで実行する
何かを構築する前、あるいは実行を開始する前に、どのように評価するかを決める必要があります。後ではありません。価値と影響を測定できなければ、それが本当に価値あるものだったのか、どうすれば判断できるでしょうか？投資を継続すべきかどうか、どうすれば判断できるでしょうか？指標の設定は必ずしも簡単ではありませんが、集中力と生産性を確保するための必須条件です。
12. 優柔不断
自分が何をしているのかわからないかもしれません。当然のことながら、あなたのビジネスは全く新しいことをしようとしている可能性が高いので、成功しないアイデアやテストがたくさんあるでしょう。間違った決定もあるでしょう。しかし、最も悪いことは、決断を下さず、プロジェクトや機能、テストの可否を判断できないことです。
目の前のデータを活用して、1) そもそも試してみる価値があるかどうかを判断し、2) いつ、どのように試してみるかを決定します。これは、市場開拓戦略全体だけでなく、小規模な戦術的テストにも当てはまります。優柔不断な態度は組織を麻痺させ、特に従業員がどの方向に進むべきか迷う状況に陥ると、組織は麻痺状態に陥ります。
すべての決定をすぐに下せるわけではありません。しかし、決定にタイムラインを設定するだけでも、組織はグレーゾーンに惑わされず、他のことに集中できるようになります。
これは完全なリストではありません。他にどんな時間の無駄遣いがあなたの組織に侵入してきたのか、どんな時間の無駄遣いが今もあなたを悩ませているのか、そしてそれらを排除するために何をしているのか、あるいは何をしたのか（成功したのか失敗したのかは別として）をコメント欄でぜひ聞かせてください。
マット・ハインツは、レドモンドに拠点を置くセールス＆マーケティング会社、ハインツ・マーケティングの社長です。メール、Twitter 、LinkedIn 、またはブログでマットとつながることができます。
時計の写真は Ravenelle によるもの、モニターは techhie によるもの、会議のイメージは Meet the Media Guru によるもの。
