生産性ポルノ：60分以内に「受信トレイゼロ」を達成する方法
マット・ハインツ著
受信トレイに何百、いや何千ものメールが常に溜まっている場合でも、長い週末や、まさに「インターネットを使わない」長期休暇から戻ってきた場合でも、問題はあります。「メール破産」を宣言してゼロからやり直すのは現実的ではありませんが、初日を丸々メールの整理に費やすのは避けたいものです。それでは、真の仕事はできません。
ほぼ1年前の今日、2週間の育児休暇から戻ってきたときには、未読メールが2,000通以上ありました。1時間後には、受信トレイのメールは12通まで減っていました。
誤解しないでください。やるべきことが山ほどあり、追いつくのに苦労しました。でも、受信トレイは私のToDoリストではありませんでした。すぐに追いつき、その日と週の残りの時間で最も重要なことに集中するために、膨大な受信トレイを整理するための私のベストプラクティスをご紹介します。
(これらのヒントは、長期間離れていた場合や、受信トレイが制御不能になった場合にも有効です。)
未開封のメールの数と時間を書き留めてください。目の前の仕事は大変かもしれませんが、出発点を振り返るのは本当に楽しいですよ。信じてください。
重要でも緊急でもないものはすべて削除しましょう。つまり、ステータス通知、スパム、ニュースレター、Twitterアラートなどです。これらのメールを一つ一つ確認する必要はありません。特に、同じ日のうちに新しいメールが届き始めるからです。溜まったメールを素早く処理し、今後重要なことに集中するためには、不在中に消費していたであろう膨大な情報の大部分を「情報破産」させることが重要です。
メールをスレッドごとに分類し、最新のもの以外はすべて削除しましょう。Gmailは自動的にこの作業をしてくれますが、Outlookでも同様に簡単にできます（MacでもOutlookを使っている場合でも同じです）。添付ファイルを見落としているかもしれませんが、心配はいりません。最悪の場合、「削除済みアイテム」フォルダで探すことはできますが、おそらく必要ないでしょう（あるいは、誰かの返信や、いずれにしても最新のバージョンによって無関係になっているかもしれません）。
CCにのみ含まれているメールはすべて別のフォルダに分け、後で読むようにしましょう。これらのメールのほとんどは、最終的にはざっと目を通し削除することになりますが、すぐに対応する必要はありません。もしあなたが優先的な参加者や貢献者であれば、CCには入れなかったでしょう。もし誰かがこれらのメールに本当にあなたの対応を必要としていたとしても、あなたが戻ってきたことが分かれば、すぐにあなたを見つけられるでしょう。
開封していないメールの時間と数をもう一度書き留めてください。受信トレイからどれだけのメールを削除できたか、そしてそれがいかに早く完了したかに驚くでしょう。次のいくつかのステップは少し時間がかかりますが、この簡単な更新がモチベーションを高めてくれるでしょう。
1分以内で完了できるメールは、すべて完了、返信、削除しましょう。今日のリストにあるタスクの中で、それほど重要でも緊急でもないかもしれませんが、さっと片付けて、頭から消し去ることができます。そうすれば、仕事を片付けた気分が良くなるだけでなく、仕事モードに戻る前にまだ残っている「もやもや」を有効活用できます。不在の翌朝、最重要の仕事に100%取り組む準備ができている人はいません。素早く、簡単に済ませられるタスクをこなすことで、すぐに生産性が向上し、脳と創造力が再び活性化されます。
残りの時間で、今後3～4日間のプロジェクトとToDoリストを作成しましょう。受信トレイの残りのコンテンツは、完了までに時間がかかりますが、今すぐ、あるいは今日中に全てを終わらせる必要はありません。今後数日間で完了するプロジェクトとタスクのリストを作成し、期限や状況ごとに分類しましょう。今日中に終わらせる必要がないものは、明日のToDoリストに追加しましょう。いずれにしても、これらのタスクのいくつかは今日中に処理することになるかもしれませんが、今日のリストには重要な項目だけを入れましょう。Outlookタスク、ペンと紙、あるいはその中間のツールを使うなど、どんな方法でも構いません。リストは、受信トレイに煩わされず、ストレスなく整理できる方法で作成しましょう。
おめでとうございます！記録的な速さで何百通ものメールを整理できました。勝利のラップをしたり、RSSリーダーに夢中になったりする前に、今日の優先タスクにすぐに取り組みましょう。少なくとも1つは終わらせてから、次のタスクに移りましょう。
上記の作業のおかげで、仕事にスムーズに復帰でき、徐々に重要な仕事を片付けられるようになりました。これで仕事は片付き、積み残しもなくなり、最も緊急かつ重要なことに集中できるようになりました。
マット・ハインツは、レドモンドに拠点を置くセールス＆マーケティング会社、ハインツ・マーケティング の社長です 。メール、 Twitter 、 LinkedIn 、または ブログで マットと連絡を取ることができます。彼はGeekWireのコラム「生産性ポルノ」に不定期で寄稿しています。 過去のコラム…生産性ポルノ入門：怠け者でありながら生産的で成功する方法…起業家のための15の新年の抱負…生産性ポルノ：先延ばしを克服する7つのコツ。
